conseil en ergonomie
conseil en design UX
architecture de l'information
icone conception UX design

La conception ux d'intranet est une des nombreuses techniques de conception UX design.
Découvrez des exemples illustrés et des ressources pour concevoir l'ux d'un intranet.
Des modèles de conception d'interface intranet et une formation en ligne sont disponibles en accès payant.

Concevoir l'interface et l'UX d'un intranet

Révisé en Septembre 2021

Enjeux de l'intranet...

conception d'intranet

Comment concevoir un intranet ? Quelle UX pour vos intranets ?
Quelles méthodes pouvez-vous utiliser pour la conception de votre intranet ? Que faut-il privilégier dans le design d'un site interne ?
Concevoir un dispositif intranet implique beaucoup plus que la conception de son interface... On ne peut pas déterminer le fonctionnement d'un intranet sans une analyse approfondie du besoin des usagers de l'intranet d'entreprise.
La démarche UX design donne de très bons résultats pour la création ou l'amélioration d'un intranet. Architecture de l'information, design de l'interaction et design de l'information ne sont jamais bien loin non plus...

La problématique fondamentale de l'intranet consiste à définir son utilité, sa vocation, les objectifs qu'il doit poursuivre.
C'est loin d'être simple.
Le dilemne classique est le suivant : quand les publics internes de l'entreprise veulent voir le menu de la semaine, les équipes de direction veulent pousser des documents de norme...
C'est l'éternel débat entre l'offre et la demande et les questions de management : top down ou bottom up.
Pyramide hiérarchique ou people power ? Tout cela pose question dans la construction de l'intranet. En effet, l'intranet s'adresse aux publics internes et devrait, en principe, répondre aux besoins fondamentaux du public concerné...
Or, l'intranet est souvent le centre d'enjeux politiques et de questions de gouvernance, à la mesure des luttes intestines et humaines à l'oeuvre dans toute entreprise où des groupes de personnes sont amenés à travailler ensemble...

Quelles sont les fonctions de l'intranet ?
Quelle est l'utilité de l'intranet ?

Les fonctions d'un intranet

Premier fait : l'intranet change.
Autrefois statique avec, pour caricaturer, le mot du président et le menu de la cantine vs. aujourd'hui l'intranet réseau social d'entreprise - Facebook ou Linked In sauce interne.
L'intranet s'adapte à l'ère digitale, dématérialisée, au temps réel, au partage, aux tendances du tracking, au trend tactile, à la surabondance d'informations, au grand melting pot des registres d'informations : du coaching au marketing en passant par le bien-être et la santé. La hype et le mainstream sociétal sont au coeur de la conception d'un intranet.
Autant le dire, la conception d'un support intranet peut s'avérer piégeuse pour le concepteur néophyte...

  • L'intranet est-il un outil de travail ?
  • S'il s'agit d'un outil pour travailler, est-ce plutôt à un usage individuel ou collaboratif, en groupe ?
  • L'intranet est-il un canal de la communication interne ?
  • Un intranet a-t-il vocation à capitaliser la connaissance, le savoir, les savoir-faire d'une entreprise ?
  • Un support interne poursuit-il des logiques économiques ?
  • Est-ce que l'intranet est un bon moyen pour fédérer les équipes alors même qu'il se donne à voir sous un biais d'une interaction one to one face à un écran ?
  • L'intranet fait-il gagner du temps ou perdre du temps (!).
  • Est-ce un outil de tracking ayant vocation à collecter des données : feuille de temps, reporting ?
  • Peut-on considérer que le dispositif digital interne favorise la communication numérique entre les collaborateurs ?
  • Un intranet est-il susceptible d'aggraver ou de limiter le facteur réunionite ?
  • L'intranet a-t-il une utilité, si oui, laquelle, lesquelles ?

Au fond, à quoi peut bien servir un intranet ?
Ce n'est jamais un signe positif que de poser ce type question pour qualifier un outil, quel qu'il soit. En effet, le caractère multitâches de l'intranet en fait un candidat naturel à la dispersion...
Pour l'intranet plus que pour tout autre support digital, il est absolument vital de déterminer précisément les objectifs et la vocation de l'intranet.
Chaque entreprise amenée à se doter d'un intranet travaillera à qualifier la nature de l'intranet. Les objectifs peuvent être différents pour chaque entreprise...
D'ailleurs, à partir de quelle taille une entreprise doit-elle se doter d'un intranet ?

Plus les effectifs sont importants, plus les enjeux de l'intranet se complexifient, et plus il devient un outil naturel.
De petites structures, vraiment agiles, de moins de dix personnes, sont tout à fait susceptibles de recourir à un intranet. Pour autant, les très petites entreprises (TPE) hors secteur rattaché au digital recourent peu aux dispositifs intranets. Trop technique, trop lourd à mettre en place et à maintenir, trop cher et donc inutile.
On communique par la bande.
Les petites et moyennes entreprise (PME) comptant entre 10 et 250 salariés représentent les structures les plus diversifiées, et ce sont aussi celles dans lesquelles l'usage de l'intranet reste le plus aléatoire. Cela représente un coût. Le management aura une influence directe sur la création d'un intranet, selon la sensibilité des leaders aux mediums digitaux.
Enfin, pour les très grandes entreprises, la question ne se pose pas. L'intranet est un outil de fait... Dans ces grandes entreprises, qui sont souvent des groupes, l'intranet s'inscrit dans la tendance du réseau social d'entreprise.
Il serait très malhabile d'établir des règles dans la mesure où chaque entreprise est une entité différente qui poursuit des objectifs qui lui sont propres, et dans laquelle la culture interne est toujours contextuelle et spécifique. A chaque entreprise l'intranet, qui lui ressemble...

Si les fonctions de l'intranet d'entreprise répondent à des logiques très différentes et engagent des fonctions particulières, il reste important de clarifier l'orientation stratégique de l'intranet :

  • Intranet comme plateforme de travail collaboratif.
  • Intranet comme outil de management.
  • Intranet comme dispositif de communication.
  • Intranet comme support de formation.

Les contenus dans un intranet

Les contenus mis en scène au sein d'un intranet dépendent naturellement de l'orientation stratégique du dispositif.
Pour autant, quelques grandes thématiques figurent quasi systématiquement dans l'intranet d'entreprise :

  • Présentation de l'entreprise : organigramme, branches, divisions.
  • Hub d'accès aux intranet spécifiques pour les sociétés de taille critique (exemples : groupes du CAC 40).
  • Communication managériale et corporate, top down : process, orientation stratégique, communication interne, culture d'entreprise, événements.
  • Communication communautaire, horizontale : constitution de groupe de travail interne.
  • Annuaire d'entreprise : répertoire des contacts, adresse email, numéro de téléphone, messagerie privé ou tchat pour les intranet collaboratifs.
  • Actualités et notifications basées sur les wall et les fils d'actu des réseaux sociaux d'entreprise.
  • Informations liées à la formation de l'employé : droit, opportunité. Mais aussi formation interne, accès à des modules de formation...
  • Ressources humaines de façon plus générale, cadre de travail, règlements : règlement interne, aspects contractuels, congés, temps de travail.
  • Données rattachées au quotidien et au lieu physique : ouverture, digicode, garage, alarme venir en dehors des heures de bureau.
  • Données rattachées au travail à distance.
  • Papeterie, vêtements techniques, équipements.
  • Déplacements et notes de frais.
  • Protocole et process liés à la sécurité : norme.
  • Règlement intérieur.
  • Services internes à l'entreprise : cantine (horaires, menu), crèche.
  • Applications de travail généraliste : calendrier, planificateur, réunion, etc.
  • Applications de travail technique : outil de calcul, interfaçage avec le progiciel de gestion intégré (ERP)...
  • Agrégateur de données : réseaux sociaux externes, webservices.

La liste est loin d'être exhaustive mais une tendance nette se dégage : l'intranet d'entreprise tend à devenir un agrégateur de données. Un outil de curation.

L'intranet d'entreprise comme un hub

Compte tenu de tous les flux qui peuvent être injectés au sein d'un intranet, celui-ci tend à prendre la forme d'un agrégateur de données, et en font le hub principal pour accéder à l'intelligence digitale de l'entreprise.

De plus en plus, l'intranet conjugue différentes fonctions qu'il agrège de la même façon qu'un écosystème digital de sites :

  • Une fonction de réseau social d'entreprise.
  • Une vocation communicationnelle top-down.
  • Une plateforme de capitalisation de la connaissance.
  • Un outil pratico-pratique.

Dans la conception d'intranet dits modernes, l'outil agrège les emails, les flux issus des réseaux sociaux externes, les notifications du réseau social interne de l'entreprise, les informations corporate. L'intranet donne accès aux principaux sites et services de l'entreprise, aux données clés. Il permet de piloter les fournisseurs...

Vous pouvez jeter un oeil aux exemples de conception intranet ci-dessous, notamment le design de l'information direct+ qui factorise bien les fonctions de hub de l'intranet. Vous verrez également les différences entre des intranets gouvernementaux, des intranets plutôt orientés sur le commerce, et des intranets comme outil de communication interne...

Taille de l'intranet

C'est un support digital qui souffre des mêmes maux que ses acolytes : infobésité, envergure fonctionnelle saturée, envergure éditoriale énorme... Les concepteurs d'intranets pensent l'outil pour des usages déterminés, et au fil du temps, de nouvelles fonctions et de nouveaux contenus viennent s'agréger...
Ces fonctions deviennent des sites, les sites évoluent vers des grappes de sites, et in fine, l'intranet devient un immense moteur de recherche, voire une galaxie de sites pas toujours parfaitement maîtrisée.

C'est le syndrome de la croissance de l'envergure de l'intranet, phénomène délicat à contrôler. Les contenus ne sont pas archiver, le périmètre fonctionnel s'étoffe, et au final, l'intranet devient une vaste encyclopédie qui présente l'outil de reporting timesheet au même niveau que les photos de la fête de Noël 2009 - pour caricaturer.

En matière d'architecture de l'information et sur le plan de la conception d'interface, les dispositifs intranet souffrent du déficit d'archivage, et de la fragmentation des registres de contenus à agréger.

Si les intranets sont souvent si diversifiés, pour ne pas dire bordéliques, c'est principalement parce que c'est un support qui fait l'objet de renouvellement très espacés dans le temps. Les outils internes sont rarement la priorité (nous verrons si les trends de l'UX design inversent cette tendance), de fait les intranets sont des outils qui ont tendance à traverser le temps, avec plus ou moins de succès. Chaque concepteur qui a eu le courage de relever le défi d'un intranet de taille critique pourra en témoigner. La conception d'un intranet est un défi. Un défi politique. Un défi de design. Un défi éditorial. Un défi navigationnel. Un gros challenge quoi :).

Portabilité de l'intranet

L'intranet d'entreprise n'a plus vocation à être un outil vérrouillé et accessible uniquement depuis le parc physique interne à l'entreprise. Les fonctions d'agrégation de données et la logique de hub de l'intranet en font un outil de travail incontournable pour les collaborateurs.
Ainsi, face à la mobilité, au temps réel, à la modification des modes de travail, à la fragmentation des implantations géographiques, l'intranet dépasse les frontières internes. Il devient un extranet.

Alors que l'intranet était un outil destiné à être utilisé uniquement en interne, avec un équipement bien spécifique, il est désormais accessible sur smartphone, et à l'externe... Les évolutions de l'intranet s'appuient sur les tendances du design adaptatif pour porter l'intranet en dehors de l'entreprise (smartphone, tablette, outil connecté, ordinateur portable).
Plus globalement, les intranets tendent à se rapprocher de l'univers logiciel compte tenu de l'accroissement de leurs fonctions...

Les enjeux de la conception d'intranet sont donc très complexes et c'est probablement le support interactif le plus complexe à concevoir.

Objectifs de la conception d'un intranet

Clarifier les orientations stratégiques

Pour les équipes de conception, les enjeux consistent à définir les orientations stratégiques de l'intranet.
C'est un travail de filtre dans lequel il s'agit de canaliser tous les flux de l'intranet dans une ou plusieurs directions. C'est une action qui revient à filtrer les contenus et les fonctionnalités...

Pour réussir à axer l'intranet dans une direction, de nombreuses séances de travail doivent être menés avec des groupes d'utilisateurs internes : les équipes de direction, les métiers transversaux (RH, juridique, technique...), les métiers spécifiques, les collaborateurs des différents services.

Comme dans toute conception de support digital, il s'agit d'une phase d'analyse stratégique visant à faire le point sur les enjeux du projet : fait principal, diagnostic, problème à résoudre, objectif, typologie de cible...

Recueillir le besoin côté utilisateur

De même que pour un logiciel, la conception d'un intranet implique un travail très important d'analyse du besoin et de l'usage. Concevoir un intranet, cela revient à consacrer 30% à 50% du temps de conception à la recherche utilisateur.

En effet, le coeur du travail de conception consiste à capter les besoins des collaborateurs, à identifier les profils d'utilisateurs, à extraire les fonctions les plus utilisées, à comprendre les situations d'usage...
Ces tâches relèvent de la phase d'analyse des méthodes de design UX.

  • Quelles sont les fonctions les plus utilisées de l'intranet ?
  • Quelles sont les fonctionnalités obsolètes, optionnelles, peu ou pas utilisées ?
  • Quels sont les contenus les plus consultés ?
  • De même, quels sont les contenus obsolètes, optionnels, rejetés, qui demandent un archivage, une suppression ?
  • Peut-on dégager différentes catégories d'utilisateurs ?
  • Peut-on affecter des fonctions de l'intranet à des catégories d'utilisateur ?
  • Où en est l'intranet sur la dimension média, sur la capitalisation des connaissances ?
  • Comment l'intranet peut-il évoluer sur le plan de la communication interne ?
  • Quelles sont les fonctions que les collaborateurs souhaiteraient voir apparaître sur l'intranet ?

Modéliser des solutions de conception

Une autre partie du travail de conception d'un intranet concerne le design de l'interaction, le design de l'information et l'architecture de l'information du dispositif intranet. La conception de l'interface d'un intranet d'entreprise poursuit les objectifs suivants :

  • Comment organiser les différentes applications rattachées à l'intranet ?
  • L'intranet est-il un hub de redirection qui redirige vers d'autres supports ?
  • L'intranet est-il un agrégateur qui aspire les applications, les contenus, les services ?
  • Quels sont les parcours centraux à valoriser au sein de l'intranet ?
  • Quelle architecture de l'information pour structurer les contenus ?
  • Comment prioriser les fonctions ?
  • Faut-il privilégier un design d'information et un design de l'interaction hybride permettant une consultation sur tous les terminaux digitaux ?
  • Faut-il créer une version spécifique de l'intranet pour smartphone ? A destination des tablettes ?

Quel que soit le terminal et le contexte d'utilisation (desktop, mobile, borne...), il s'agit d'étudier les spécificités culturelles, fonctionnelles, techniques ainsi que les besoins des utilisateurs pour déterminer les scenarii de conception les plus appropriés pour votre intranet.
Il y a donc un travail d'étude inamovible.

Exemples de conception ux d'intranet

icone telecharger des modeles pour analyse UX
TÉLÉCHARGER
150 livrables projets !
Kit de livrables projet : 2,60€ le modèle

conception ux d'intranet conception ux d'intranet
ux intranet Altran
iafactory - Julien MUCKENSTURM
conception d'intranet responsive conception d'intranet responsive
ux intranet Altran
iafactory - Julien MUCKENSTURM
exemple de conception d'intranet exemple de conception d'intranet
ux intranet Valeo
iafactory - Julien MUCKENSTURM
conception d'interface intranet conception d'interface intranet
ux intranet L'Oreal
iafactory - Julien MUCKENSTURM
conception intranet conception intranet
ux intranet Technip
iafactory - Julien MUCKENSTURM
interface utilisateur d'intranet interface utilisateur d'intranet
ux intranet L'Oreal médias
iafactory - Julien MUCKENSTURM
intranet gouvernemental intranet gouvernemental
ux intranet Minitère des finances
iafactory - Julien MUCKENSTURM
intranet commercial intranet commercial
ux extranet conseillère Natura
iafactory - Julien MUCKENSTURM

Méthode pour la conception intranet

icone formation ux design en ligne
MAÎTRISER
les méthodes UX design
Formation UX en ligne : 18,00€ l'heure

Méthodes de design UX pour l'intranet

L'intranet répond aux mêmes enjeux que la conception de logiciel. Pour concevoir un bon intranet, il faut comprendre les usages. Cela passe par une phase d'étude approfondie, qu'il s'agisse de la création d'un intranet ou de la refonte d'un intranet.

Une méthode simple pour la conception de l'intranet : écoutez les utilisateurs finaux et les collaborateurs, comprendre leurs besoins et clarifier le contexte d'utilisation de l'intranet. Prenez note des fonctions et des contenus les plus importants ; récoltez les verbatims et les feedbacks de vos utilisateurs...

Ensuite orientez les travaux de conception sur les fonctions clés de l'intranet, pour éviter l'écueil de "l'intranet base de données documentaire" dans lequel aucun collaborateur ne trouve ce qu'il recherche...
Sur le plan opérationnel, le temps d'étude est réalisé en phase de cadrage ou d'avant-projet. Il s'agit de :

  • Faire le point sur l'existant quand il existe.
  • Inventorier les contenus et les fonctions de l'intranet.
  • Evaluer les données quantitatives d'usage (indicateurs de fréquentation.
  • Rencontrer les équipes et mener une étude des usages.

Il faut bien avoir en tête que la conception d'un intranet demande un important travail d'appropriation pour les équipes de concepteurs (inventorier le périmètre fonctionnel et appréhender l'envergure éditoriale du dispositif...). La difficulté supplémentaire concerne les jargons internes, la culture d'entreprise, la technicité du métier qui sont autant de facteurs aggravants sur le plan de l'acculturation projet.

Etudes qualitatives et études quantitatives

Les études qualitatives relèvent des techniques propres à l'approche sociologique. Il s'agit d'aller sur le terrain et de réaliser une série d'entretiens à la rencontre des différents profils de collaborateurs. Vous pouvez vous faire guider par un expert interne pour identifier les grandes typologies d'usager. Essayez d'organiser 3 à 4 entretiens individuels pour chaque typologie d'usager. Il est intéressant de conclure chaque série d'entretiens individuels par un entretien de groupe dans l'esprit d'un focus groupe. 1h15 constitue un bon ratio temps / effort pour mener un entretien.

Vous pouvez vous appuyer sur des entretiens semi-directifs pour mener votre enquête. C'est de l'investigation, ce n'est donc pas un test utilisateur. On cherche à comprendre les besoins, les usages, les situations d'utilisation, sur le terrain. C'est une sociologie de l'entreprise que l'on peut assimiler à une étude des usages.

A cette recherche utilisateur peut s'ajouter des travaux d'audit experts :

  • Audit éditorial : densité éditoriale, registre des contenus. Pour statuer sur l'état de fraîcheur des contenus.
  • Audit ergonomique : pour identifier les axes d'amélioration sur le plan des conventions d'ergonomie.
  • Analyse des performances : pour vérifier et croiser les données sur l'utilisation à l'aide des indicateurs webanalytics.

Il peut être intéressant de réaliser une étude des tendances en matière d'intranet voire un benchmark concurrentiel (plus délicat mais possible) afin d'anticiper les travaux de conception.

Méthodes de conception

Sur le plan de la conception d'interface, l'intranet ne présente aucune spécificité. Nous vous invitons à consulter l'article détaillé sur les spécificités de la conception web pour approfondir toutes les étapes de la conception d'interface. Y sont notamment développées les incontournables en matière d'ergonomie des interfaces et de design de l'interaction.

Démarche pour concevoir l'interface d'un intranet

Une intervention en matière de conception ux d'intranet peut concerner une création d'intranet ou une optimisation d'intranet dans le cadre d'une refonte. Des travaux UX design peuvent porter sur tout l'intranet ou sur une partie de l'intranet. Fil rouge de la conception d'un intranet d'entreprise :

  • Acculturation projet.
  • Etude de l'existant ou du cahier des charges.
  • Recherche stratégique : analyse stratégique (diagnostic, objectif, prospective...).
  • Recherche utilisateur : étude des usages, analyse des besoins.
  • Audits experts : audit éditorial, analyse des performances, audit ergonomique et fonctionnel.
  • Esquisse de conception : synopsis, persona de l'intranet.
  • Design de l'interaction : scénarios stratégiques de l'intranet, parcours d'utilisation prioritaires.
  • Inventaire fonctionnel. Priorisation. Architecture de l'information.
  • Maquettage fonctionnel : wireframing. Scénarisation. Storyboard.
  • Prototypage. Test. Ajustements.
  • Cycle d'amélioration continu...

Travaux complémentaires à la conception d'intranet :

Phase d'étude sur le terrain pour préparer le travail de conception dans la lignée des méthodes UX :

Le design de l'interaction est une étape importante dans le listing des fonctions, la clarification des parcours et la priorisation des actions : inventaire fonctionnel.
La conception de l'interface de l'intranet impliquera un travail en matière de wireframing. Si l'intranet doit être pensé dans une logique adaptative et multi-écrans, il faut alors travailler l'intranet en conception responsive. S'il s'agit de concevoir une version mobile bien spécifique pour cet intranet, on s'intéressera à la conception mobile.

Les techniques de test utilisateur et de tri de cartes sont de bons outils en phase d'évaluation pour vérifier les solutions de conception et inscrire la conception de l'intranet dans un cycle d'amélioration continu.

auteur Julien Muckensturm iafactory
linked in julien muckensturm

Ressources pour concevoir un intranet

APPROFONDIR
la conception UX

Livre : Les éléments de l'expérience utilisateur
les éléments de l'expérience utilisateur

Aller plus loin dans la conception d'intranet

Formation vidéo à visionner :

Livrables à télécharger :

Wireframes à télécharger :

Articles du journal à méditer :

Études de cas à lire :

Travaux à visualiser :

Supports de cours (débutant) à étudier :

Flux 2.0 à explorer :

Compétences métier pour la conception intranet :

Fiche métier :

Livres à bouquiner :

Autres ressources sur le web :

  • Un logiciel pour concevoir rapidement : balsamiq
  • Un autre logiciel pour concevoir rapidement : mockingbird
  • Un logiciel complémentaire dédié au prototypage: axure
  • Un webservice pour transformer une page web en "wireframe" : wirify
  • Signalez nous des ressources sympas autour de la conception ux d'intranet en utilisant les commentaires !
Plus de techniques de conception
ADAPTATION MULTI-ECRAN
Conception et optimisation des interfaces de vos logiciels, tout support......
conception logiciel
ADAPTATION MULTI-ECRAN
Conception d'objets et interfaces connectées : cockpit, tableau de bord, montre, écran de contrôle...
conception objet connecté
ADAPTATION MULTI-ECRAN
Conception fonctionnelle de vos sites web : e-commerce, corporate, transactionnel, portail...
conception web
Prototype
  • réalisé par iafactory
  • livré sous 7J. ouvrés
  • à partir de 4200€ HT