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L'inventaire fonctionnel est un travail minitieux rattaché aux techniques de conception UX design.
Découvrez des exemples illustrés et des ressources pour inventorier le périmètre fonctionnel de votre projet.
Des modèles d'inventaire fonctionnel de site web et une formation en ligne sont disponibles en accès payant.

Etablir le périmètre fonctionnel du projet

Révisé en Mars 2021

Inventorier un projet web

inventaire fonctionnel

Un inventaire fonctionnel donne une vision précise de l'envergure fonctionnelle de votre dispositif digital. On parle aussi d'inventaire de projet web pour désigner l'intégralité du périmètre de fonctionnalités du site web.

Qu'est-ce qu'un inventaire fonctionnel ? A quoi sert-il ? Et comment inventorier les composantes fonctionnelles de votre dispositif digital ? D'ailleurs, connaissez-vous l'intégralité des éléments fonctionnels constitutifs de votre site web ? Dans cet article, nous allons vous expliquer et vous montrer comment mener l'inventaire fonctionnel de votre dispositif digital. C'est un travail qui demande de bonnes compétences en matière de design d'interaction et d'architecture de l'information.

L'inventaire fonctionnel est un listing des fonctions qui composent le site : il s'agit d'inventorier les fonctionnalités, les modules fonctionnels et surtout les gabarits ou écrans type nécessaires à la conception du dispositif digital. C'est le catalogue fonctionnel du dispositif. Vous allez répertorier les types de gabarits (templates), le registre des fonctionnalités ainsi que les modules interactifs plus élaborés.

C'est un travail qui relève autant de l'analyse que de la conception. En effet, pour dresser la liste des fonctions du site, il faut réussir à en visualiser le fonctionnement général. Dénombrer toutes les composantes fonctionnelles du dispositif digital est une tâche stratégique et structurante. C'est une tâche stratégique dans la mesure où l'inventaire fonctionnel est directement lié aux coûts du projet. C'est aussi une tâche structurante car la délimitation du périmètre fonctionnel fixe un cadre pour la conception fonctionnelle.

Malgré le caractère stratégique de l'inventaire fonctionnel, ce n'est pas un document fréquent dans les projets. Le dénombrement des fonctions et la clarification du scope fonctionnel du projet demandent beaucoup de rigueur, d'autant que le périmètre fonctionnel du projet évolue parfois en conception. Néanmoins, tous les acteurs du projet gagnent à bénéficier d'une vision de l'envergure fonctionnelle du dispositif.

Le catalogue fonctionnel à l'heure des écosystèmes...

La dynamisation des supports interactifs, la multiplication des versions à l'heure du multicanal, l'agrégation des dispositifs digitaux par grappes autour d'écosystème, l’appel systématique aux bases de données, l'amélioration progressive des sites, les évolutions des thèmes fonctionnels fournis par les outils de gestion de contenu, sont autant de facteurs qui amplifient le périmètre fonctionnel d'un site web. Les dispositifs digitaux se sont complexifiés.

Face à la densification fonctionnelle des sites, on doit se doter d’une nouvelle compétence pour contrôler le scope fonctionnel du projet : la maîtrise micro des composantes fonctionnelles du projet. Il s'agit d'accéder à une vision globale, précise et affûtée du fonctionnement d’un support interactif. C'est le but de l'inventaire fonctionnel. Une délimitation totale du périmètre fonctionnel du projet.

Cette vue méta du fonctionnement est une opportunité pour réaliser d’importantes économies d’échelle dans la conception et les évolutions du dispositif digital : limiter les doublons fonctionnels, purger au maximum toutes les redondances, maximiser le potentiel des occurrences, c'est à dire la réutilisation de chaque composante fonctionnelle...
Pour les gestionnaires du projet, c'est l'assurance de factoriser la conception du dispositif digital. De même que pour le code qu'on souhaite épurer au maximum, un site bien conçu est un site qui capitalise et utilise un maximum de composants fonctionnels partagés : une base commune, une structure commune, des fondements communs. De l'autre côté de l'écran, les gains sur les plans de l'expérience utilisateur ne sont pas négligeables :

  • Le site apparaît plus homogène.
  • Les temps de chargement sont améliorés.

Une expertise de conception...

L’inventaire fonctionnel relève d'une approche experte de concepteur. C'est une méthode originale qui détaille de façon très précise l’intégralité des éléments nécessaires à la fabrication de votre support (nombre et occurrence des fonctionnalités, gabarits, processus, modules et pages). Ces éléments sont pondérés en fonction de leur complexité pour faciliter le chiffrage budgétaire. Imaginez par exemple, le nombre de fonctions existantes sur des sites marchand tels qu'Amazon ou Cdiscount... Pour des acteurs de taille critique, il est indispensable de mettre à plat le scope fonctionnel du dispositif. On peut alors mieux maîtriser le projet et on évite les risques représentés par des développements coûteux pour mettre en place des fonctions qui existent déjà d'une façon ou d'une autre... Comme pour la construction et l'assemblage d'une voiture, ou pour l'édification d'une maison, on réalisera d'importantes économies en utilisant les mêmes composants.

Le propos peut paraître abstrait ou pompeux... Il ne l'est pas.
Il suffit de considérer le parcs d'objets digitaux d'une très grande entreprise pour saisir immédiatement la puissance de la démarche d'inventaire fonctionnel... En effet, combien d'entreprises du CAC40, par exemple, redéploient les mêmes efforts pour créer des projets digitaux similaires sur les plans fonctionnels et éditoriaux... Quelle perte de temps. Quelle perte d'énergie. Quelle perte d'argent !

La réalité est la suivante : au moment d'envisager la création d'un nouveau dispositif digital, une équipe projet va souvent considérer un site ou un parc de site au travers de l'envergure éditoriale. C'est à dire, considérer que tel site dont la densité éditoriale est importante ne conviendra pas pour la création de cet autre dispositif. Or, si on fait abstraction de l'envergure éditoriale, si on coupe la base de données, la coquille vide apparaît, et in fine, un site web reste un site web, tout du moins pour des dispositifs éditoriaux : le périmètre fonctionnel d'un site de contenu est assez similaire... Un document actualisé (!) qui dresse la liste de toutes les composantes fonctionnelles d'un dispositif digital est une excellente pratique de conception et de gestion de projet.
De simples modèles de listing existent pour fixer clairement le périmètre fonctionnel du projet.

Objectifs de l'inventaire fonctionnel

Définir et clarifier le périmètre fonctionnel

Comme pour une liste de course, on établit le répertoire de tous les éléments fonctionnels du dispositif digital :

  • Gabarits (écran type).
  • Fonctionnalités (petite fonction).
  • Processus (série d'écrans).
  • Module interactif (fonctionnalités élaborées).

Comme pour une liste de course, tous les éléments de la liste n'ont pas la même valeur. Dans le monde réel, les prix nous donne des indications explicites sur la valeur de tel ou tel produit. Dans le cas de la liste des fonctionnalités, on va donner un coefficient de complexité à chaque élément fonctionnel : la fonctionnalité imprimer n'aura pas le même poids que le processus de commande. C'est comme un indice 100. On pondère. On affecte des coeffecients. Et à la fin, on connait très bien la densité et les efforts que représentent chaque dimension fonctionnelle du projet.
Autrement dit, l'inventaire fonctionnel liste les fonctions du site et permet de visualiser les efforts (temps, coût, densité) que chaque fonction représente sur le plan de la conception et de la production. Il s'agit donc d'un instrument de pilotage de projet et d'un puissant outil d'aide à la décision.

En effet, les techniques d'inventaires fonctionnels fournissent des informations précises sur l'envergure fonctionnelle du projet et sur les coûts généraux qu'elle induit.

C'est un chiffrage de projet basé sur la conception. L'inventaire fonctionnel peut tout à fait être complété par des visions complémentaires, pour chaque grand métier, selon le degré de complexité : temps de conception, temps de développement front-end, temps de développement back-end, temps de design, temps d'optimisation à prévoir (SEO)... L'inventaire fonctionnel confère alors une vue budgétaire et devient un outil de pilotage à part entière. Si vous êtes amenés à gérer plusieurs projets digitaux, la tenue d'un inventaire du fonctionnement vous permet de comparer différentes typologies de supports digitaux de façon très poinute.

Mémo pour inventorier un dispositif digital

Les bons réflexes à avoir lorsque vous intervenez sur des chantiers d'inventaires fonctionnels :

  • Identifier l’intégralité des composants fonctionnels nécessaires au fonctionnement du produit (gabarit, processus, module, fonctionnalité…).
  • Pondérer la complexité représentée par chaque composant par profil métier (en conception, en production graphique, en montage html…).
  • Etablir la nomenclature de chacun des composants fonctionnels du projet.
  • Dresser le listing complet des occurrences de chaque composant.
  • Expliciter le nombre de pages composants le dispositif.
  • Chiffrer précisément le projet...

L’inventaire fonctionnel permet de visualiser le fonctionnement du projet de façon très détaillée. Le recoupement de toutes les informations permet d’accéder à la vision globale des composants et du fonctionnement général du dispositif.

Cette technique est particulièrement efficace pour établir les chiffrages budgétaires des projets les plus redoutables.

Exemples d'inventaire fonctionnel

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Méthode pour définir le périmètre fonctionnel

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Inspectez le fonctionnement du dispositif digital

Deux cas de figure se posent à vous pour inventorier les composantes fonctionnelles de votre dispositif digital.

  • 1. Le dispositif digital existe :
    dans ce cas, comme pour un inventaire des contenus, vous allez inventorier chaque gabarit type du site existant, puis affiner en relevant les fonctionnalités, en identifiant les modules interactifs plus riches...
  • 2. Le dispositif digital n'existe pas :
    dans ce cas, vous êtes en amont de la conception, vous devez vous appuyez sur votre expertise en design d'interaction pour projeter le fonctionnement du support interactif.

Il est plus délicat de dresser la liste de toutes les fonctions du site avant de l'avoir conçu. Néanmoins, un expert de la conception et du design d'interaction sera capable de visualiser l'intégralité des composantes fonctionnelles du dispositif digital, avant même de l'avoir conçu. Cette capacité à visualiser le fonctionnement d'un dispositif, avant de l'avoir conçu, est ce qui permet de juger le degré d'expertise du concepteur...

Commencez par identifier les gabarits types

Pour mener votre inventaire fonctionnel, qu'il s'agisse d'un site web existant ou d'un projet en création, commencez par vous intéresser aux gabarits types : les fameux templates c'est à dire les modèles de page, les écrans types.
Vous devez lister tous les gabarits de votre dispositif digital. Attention à ne pas confondre un gabarit avec une page : la page est une occurrence dynamique qui utilise le gabarit. Prenons l'exemple d'un site ecommerce : le gabarit type de la fiche produit va être dynamisé grâce aux contenus de la base de données (photo, descriptif, prix, avis) qui va générer une page. La page est une occurence du gabarit. Un même gabarit peut alimenter 1000 pages. C'est toute la puissance des modèles et c'est la valeur ajoutée du concepteur que d'arriver à faire fonctionner un site très riche avec le moins de composants fonctionnels possibles. Et oui, moins de composants fonctionnels, c'est moins de développement, moins de code donc, moins de design, moins de temps de production. Et pour l'utilisateur final, cela se traduit par une expérience plus homogène : moins de différence au sein de l'interface et moins de temps d'apprentissage des codes internes au site...

Dressez la liste des gabarits types, et reportez les dans un tableau. Essayez de regrouper les gabarits par zone fonctionnelle : par exemple, dans un site ecommerce, les gabarits qui scénarisent l'exploration du catalogue constituent la descente catalogue. L'espace client est une autre zone fonctionnelle. Le processus de commande est une troisième zone fonctionnelle. Essayez de délimiter les grands espaces fonctionnels de votre dispositif autour de zone.

Une fois que vous avez procédé au classement des gabarits par zone, vous pouvez réfléchir à la notion de complexité : le gabarit de page d'accueil est beaucoup plus complexe que le formulaire de contact, à tous les niveaux. Il va falloir des temps de conception, de design, de développement, d'optimisation, plus importants. Ainsi, vous allez établir un système de coefficient de complexité pour chaque gabarit. Libre à vous de choisir la façon dont vous allez établir ce coefficient. Mais c'est un travail indispensable. En effet, dans une voiture, le moteur est un composant majeur. Il vaut plus que l'acoudoir sur tous les plans, et nécessite des efforts beaucoup plus importants (technique, design, test, production, ressources humaines et matériel...). Il en va de même pour un dispositif digital. Un moteur de filtre ou une navigation à facettes (filtre successif dans les pages de résultats) est bien plus complexe à concevoir et à produire qu'un gabarit éditorial de news.

Un site de taille modeste compte moins d'une dizaine de gabarits types. Un site wordpress classique se classe dans cette catégorie. Un dispositif de taille critique compte plus de 100 gabarits, voire beaucoup plus. Par exemple, les boutiques orange, le site de Cdiscount, le dispositif de Carrefour... Un site, disons, moyen compte entre 25 et 50 gabarits. Un dispositif comme Libération se situe autour de la cinquantaine, mais tout est très dynamique car les sites évoluent vite et les périmètres fonctionnels se densifient...

Affinez l'inventaire avec les modules et les fonctionnalités

Il n'est pas suffisant de lister les gabarits du site et de leur attribuer un coefficient. Vous devez aller à un niveau de granularité plus important.
Ainsi, vous allez identifier les fonctionnalités, touts les fonctionnalités ! Des modalités de partage dans les réseaux sociaux jusqu'à l'impression de la facture dans l'espace client. Chaque fonctionnalité peut éventuellement être rapportée à sa zone fonctionnelle, bien que certaines fonctions soient transversales au dispositif. Vous pouvez également affecter des coefficients aux fonctionnalités. C'est même recommandé... En effet, une fonctionnalité de comparatif de produit n'implique pas les mêmes efforts et la même complexité qu'un petit like...

Pour finir sur les éléments fonctionnels que vous pouvez inventorier, essayez de consacrer une analyse dédiée aux fonctionnalités plus riches, tels que des modules qui embarquent plusieurs fonctionnalités et peuvent être considérés comme des sites dans le site : un module d'aide au choix, un lecteur multimédia... Ils sont plus évolués qu'une simple fonctionnalité sur le plan de l'ergonomie, et nécessitent un travail de conception production important. Ne négligez pas les modules !

Reportez l'ensemble dans un tableau

On reporte la liste des gabarits, des fonctionnalités et des modules au sein d'un tableau excel. Vous devez y faire figurer les coefficients de complexité. Au final, vous pouvez visualiser le nombre de gabarits types, le nombre de fonctionnalités, le nombre de modules... Et les unités de complexité ou de temps, bref le système de cotation qui vous permet de considérer la compléxité de chaque composant fonctionnel.

A partir de l'inventaire fonctionnel, on peut réussir à identifier des éléments similaires, que nous appellerons des variantes : dans une liste de résultat de produits, un affichage en liste peut être considéré comme un gabarit type. Une adaptation du gabarit pour visualiser les produits en mosaïque, relève de la variante. Sur les plans ergonomiques, graphiques, et du développement, l'effort d'adaptation est faible. Coefficient en conséquence :).

Un concepteur confirmé prendra le soin de relever tous les processus, lesquels constituent un enchaînement séquencé de plusieurs gabarits : le processus de commande, le processus d'inscription, le processus de demande de devis... Plus la documentation fonctionnelle du projet est précise, plus vous maîtrisez votre produit. Son envergure fonctionnelle. Ses coûts. Son fonctionnement technique...

Nomenclature... nommez chaque composant fonctionnel

La nomenclature des composants fonctionnels est un autre élément crucial du travail d'inventaire. Nomenclaturer toutes les fonctions d'un site est un exercice assez difficile. Vous allez donner un nom à chaque gabarit, à chaque fonctionnalité, à chaque module, à chaque processus. Nommer, c'est faire exister comme disent les philosophes. C'est la même approche en conception, le fait d'attribuer un nom à chaque composant permet de l'évoquer dans les réunions, de le faire figurer précisément dans la documentation du projet. Répétons le : il ne s'agit pas de fétichisme de documentation projet. C'est juste un incontournable dans le cadre de projets de taille critique, pour fluidifier le travail collaboratif. Une sorte de super pratique de concepteur. Hélas, la bonne pratique de l'inventaire fonctionnel est très peu répandue.

L'inventaire fonctionnel est un document dynamique

Inventorier un dispositif digital exige beaucoup de rigueur. En effet, un support interactif est une entité dynamique qui évolue. Et l'inventaire fonctionnel doit suivre les évolutions du dispositif. Veillez donc à mettre à jour l'inventaire fonctionnel du projet régulièrement. Au moment de la refonte, ou en cours de projet pour une évolution voire une refonte, l'inventaire fonctionnel sera un puissant allié pour vous aider.

Par ailleurs, comme nous l'évoquions, un inventaire fonctionnel peut aussi évoluer au cours de la conception dans le cadre de la création d'un dispositif digital. En effet, le concepteur peut réaliser l'inventaire pour évaluer le périmètre fonctionnel du dispositif en vue d'estimer les coûts ou de choisir la solution technique appropriée, en amont de la conception fonctionnelle détaillée. Au cours du travail de conception, il y a toujours des choses qui se rajoutent, qui disparaissent, qui évoluent. Il en va de même pour l'inventaire fonctionnel.

L'inventaire fonctionnel est une expertise pointue qui demande un travail minutieux, en aller-retour avec toute la documentation projet (analyse fonctionnelle ou cahier des charges, arborescence éditoriale, arborescence fonctionnelle, cartographie, inventaire des contenus, storyboard / wireframe).

La triade du concepteur

Un concepteur confirmé formalisera ses travaux autour de 3 documents clés dont l'inventaire fonctionnel est le pivot. En effet, l'inventaire fonctionnel liste les gabarits à concevoir... les fonctions à ventiler à l'écran... l'enchaînement des écrans au sein des processus, c'est à dire les parcours utilisateurs. Le travail de wireframing s'appuie sur l'inventaire fonctionnel comme un support pédagogique s'appuie sur un sommaire. L'arborescence fonctionnelle qui figure la projection du fonctionnement et l'articulation entre les écrans complète l'inventaire fonctionnel et les wireframes. Ces 3 documens sont en total synergie et représentent le triptyque de la conception fonctionnelle.

Démarche pour définir le périmètre fonctionnel

Nous avons décrit la démarche pour établir un inventaire fonctionnel. Vous pouvez reprendre les grandes lignes suivantes :

  • Pige de la documentation projet dans le cas d'un dispositif existant.
  • Mise à plat des gabarits du dispositif digital.
  • Regroupement des gabarits autour de zone fonctionnelle.
  • Attribution d'un coefficient de complexité à chaque écran type.
  • Identification de toutes les fonctionnalités avec affectation de coefficient de complexité.
  • Listing de tous les modules interactifs enrichis sur le plan ergonomique et attribution de coefficient de complexité.
  • Clarification de tous les processus du dispositif digital.
  • Nomenclature de chaque composant fonctionnel du dispositif.
  • Différenciation des éléments maîtres et type des petites variantes et autres déclinaisons.
  • Reporting au sein d'un tableau synoptique.
  • Chiffrage du projet, analyse comparative avec d'autres projets.
  • Diffusion aux équipes.

Travaux complémentaires à l'inventaire fonctionnel

En complément de l’inventaire fonctionnel, nous vous recommandons de recourir à la formalisation d’une arborescence fonctionnelle : elle permet à tous les acteurs du projet de visualiser le fonctionnement mécanique du dispositif. L'arborescence fonctionnelle constitue effectivement la projection de l'inventaire fonctionnel et la cartographie de la structure fonctionnelle du dispositif. En bref, l'arborescence fonctionnelle permet de visualiser le fonctionnement : c'est la recomposition du puzzle...

Ce support est particulièrement approprié dans le cadre du travail collaboratif avec les profils techniques. Dans le même esprit que l'arborescence fonctionnelle qui figure l'articulation entre les gabarits du dispositif digital, on utilise aussi l'inventaire fonctionnel dans la conception de processus.

Vous pouvez également jeter un oeil aux spécificités du projet ecommerce au travers de l'inventaire fonctionnel ecommerce.

L'inventaire fonctionnel est un excellent outil pour le chiffrage budgétaire de projet. Par extension, l'inventaire fonctionnel est l'allié de la phase de cadrage pour le lotissement fonctionnel du projet et le cadrage fonctionnel du dispositif digital.

auteur Julien Muckensturm iafactory
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Ressources pour inventorier un site

APPROFONDIR
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Visualisation de l'organisation des gabarits et projection de la structure fonctionnelle et de son maillage.
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