Analyse fonctionnelle

Définitions de l'analyse fonctionnelle

L'analyse fonctionnelle permet de déterminer le besoin en amont de la conception d'un site web, avec un angle d'analyse orienté sur le fonctionnement du produit à concevoir (liste des fonctionnalités et des objectifs du site).
Qu'est-ce que l'analyse fonctionnelle dans la pratique ?
Comment mener une analyse fonctionnelle ?
Quelle différence entre l'analyse fonctionnelle et le cahier des charges fonctionnel ? Les analyses fonctionnelles couvrent-elles l'analyse de contenu ?
Cet article présente les techniques et les méthodes et un exemple d'analyse fonctionnelle. Ce travail relève de la conduite de projet digital, de l'architecture de l'information et du design d'expérience utilisateur.

L'analyse fonctionnelle est réalisée en phase d'avant-projet dans les méthodes de gestion de projet. Elle peut être réalisée pour alimenter la rédaction du cahier des charges fonctionnel ou plus directement pour centraliser les informations et orienter la phase de conception. En fonction de la configuration du projet, cette intervention sera soit réalisée dans la genèse du projet avant les réflexions sur la mise en place, soit en phase de cadrage dans une optique davantage opérationnelle.

L'analyse fonctionnelle consiste à recueillir le besoin du commanditaire : on parle aussi d'expression besoin métier. Il est question d'identifier les besoins de chacune des unités d'affaires de l'entreprise. Ce travail s'effectue à travers des réunions de travail et des workshops. La personne en charge de mener l'analyse fonctionnelle va établir la liste des typologies de besoins en information. Ces informations peuvent être de nature marketing, fonctionnelles, éditoriales, techniques...

En règle générale, le périmètre de l'analyse fonctionnelle est plutôt orienté sur la dimension éditoriale et la dimension fonctionnelle. Mais cela dépend de la nature des besoins exprimés et du type de projet web à mettre en oeuvre.

Analyse des besoins

L’analyse fonctionnelle dépasse la simple définition du périmètre fonctionnel en incluant le travail d’expression des besoins métier et le recueil du besoin utilisateur : il s’agit de placer en réponse à chaque besoin identifié, une fonction d’usage ou un contenu.

Ce travail de recensement des besoins impliquent donc une analyse. Les besoins sont exprimés de façon brute. Le chef de projet ou l'analyste opère un travail de classification et d'étude afin de déterminer les différentes typologies de fonctionnalités et de grappes éditoriales susceptibles d'adresser les besoins identifiés. L'ensemble de la démarche d'analyse fonctionnelle permet donc de clarifier les caractéristiques du produit digital à concevoir.

L'analyse fonctionnelle est un concept assez large. En effet, l'analyse fonctionnelle du besoin peut recouvrir le recueil du besoin côté annonceur ainsi que le recueil du besoin côté utilisateur. Dans la pratique, le recueil du besoin côté métier (émetteur) et le recueil des besoins coté usager (récepteur) sont les sources qui permettent de réaliser l'analyse fonctionnelle.

L'analyse fonctionnelle suppose donc un travail préalable auprès du porteur de projet et des utilisateurs finaux. Le matériel recueilli au cours de ces réunions sert à réaliser l'analyse fonctionnelle : à tel besoin va correspondre telle fonctionnalité et tel type de contenu.

Analyse de contenu

L'analyse fonctionnelle n'est pas uniquement axée sur la dimension fonctionnelle contrairement à ce que suggère l'expression. L'analyse fonctionnelle couvre la dimension fonctionnelle mais aussi la dimension éditoriale.

On réalise une analyse fonctionnelle pour clarifier le contenu du dispositif. Peu importe la nature des contenus. On parle de contenu au sens large : typologie de contenu, format de contenu, visuels, médias, formulaires... En résumé, l'analyse fonctionnelle participe à la définition de l'envergure éditoriale du dispositif digital à produire.

Ce sont les inputs issus du recueil des besoins métier et utilisateurs qui permettent d'établir les listes des contenus...
Il s'agit aussi de lister les fonctionnalités...

Analyse des fonctions

L'analyse fonctionnelle considère également les fonctions : zones fonctionnelles, modules interactifs, fonctionnalités, processus, composants fonctionnels... Le travail d'analyse doit permettre d'affecter un ensemble de fonctions face aux besoins identifiés.

L'analyse fonctionnelle poursuit donc l'objectif de préciser l'envergure fonctionnelle du projet web. L'amplitude fonctionnelle concerne les grands chantiers fonctionnels du site, les principaux gabarits et les grandes fonctions qui seront au coeur de la proposition de valeur.

Ce sont les inputs issus de l'expression des besoins métier et usager qui sont à la source du listing des fonctions...
L'analyse fonctionnelle peut aussi être utilisée dans le cadre de la rédaction d'un cahier des charges.

Analyse fonctionnelle et cahier des charges fonctionnel

Le cahier des charges fonctionnel est le document le plus complet pour centraliser tous les besoins du projet... Une analyse des besoins va donc souvent de pair avec la rédaction d'un cahier des charges...

L'analyse fonctionnelle, dans le cadre de projet de grande envergure, sera alors incorporée dans le cahier des charges. Pour la mise en oeuvre de supports numériques moins ambitieux, on part sur des bases plus factuelles et on fait l'impasse sur le cahier des charges.
Dans ce cas, l'analyse fonctionnelle est représentée sous la forme d'un listing simple avec d'un côté le besoin, et de l'autre, les contenus et les fonctions pouvant adresser le besoin.

Le cahier des charges est bien plus complet que l'analyse fonctionnelle puisqu'il traite de toutes les problématiques métiers relatives à la mise en oeuvre du projet (marketing, business, méthodologique, organisationnelle, éditoriale, fonctionnelle, ergonomique, technologique, référencement, coûts, aspects juridiques et contractuels...). En résumé, l'analyse fonctionnelle est une partie du cahier des charges quand il y a présence de cahier des charges Sinon c'est un document de cadrage fonctionnel et éditorial.

Modèles de livrables pour l'analyse des besoins

IAFACTORY propose de nombreux modèles à télécharger pour élaborer des livrables d'analyse du besoin. Ces documents sont disponibles en téléchargement immédiat au sein de notre shop.

Clarifier le périmètre fonctionnel et éditorial

L'objectif principal poursuivi par l'analyse fonctionnelle est de clarifier le scope fonctionnel et éditorial du projet. Ce travail peut prendre la forme d'un tableau excel ou d'un fichier word. L'objectif est de visualiser l'envergure générale du projet.

Pour être en capacité de réaliser une analyse fonctionnelle, vous devez :

• Mener le travail d'expression des besoins métier.
• Recueillir le besoin côté utilisateur.

Sur ces bases, le rapport d'analyse fonctionnelle visera à :

• Etablir la liste des besoins par service ou unités d'affaire.
• Hiérarchiser et prioriser les besoins par ordre d'importance.
• Définir, clarifier, expliciter chacun des besoins.
• Affecter les fonctions en réponse à chaque besoin identifié.
• Affecter les contenus en réponse chaque besoin listé.
• Réaliser un tableau synoptique des fonctions et des contenus.
• Esquisser une première idée d'architecture de l'information.

L'analyse fonctionnelle débouche sur une synthèse qui préfigure l'architecture fonctionnelle et éditoriale du projet. A ce stade, il s'agit surtout de rassembler l'information en phase de cadrage projet. Les choix définitifs en matière d'organisation des informations relèvent de la phase de conception : architecture de l'information, design de l'interaction, design de l'information.

L'analyse fonctionnelle va orienter la phase de conception. Elle participe à fluidifier les échanges tout au long du projet car le dispositif digital est construit sur des bases validées et n'est pas le fruit d'un travail de création magique qui laisserait à supposer que les équipes de conception ont carte blanche pour concevoir...

Apport de l'analyse fonctionnelle des besoins :

• Le projet est conçu sur des besoins réels.
• La conception est orientée sur la satisfaction des besoins.
• Le périmètre du projet est mieux cadré.

Comment faire une analyse fonctionnelle ?

Sur le plan opérationnel, il y a deux temps :

• Recueil du besoin sur le terrain.
• Analyse du besoin et rédaction de l'analyse fonctionnelle.

Les investigations nécessitent une étude chez le commanditaire et la rencontre des principaux responsables de chaque unité d'affaire. Le travail d'analyse fonctionnelle est de rédaction intervient dans un second temps sur la base des données recueillies au cours des réunions.

Recueil des besoins

La première étape consiste donc à vous rendre sur le terrain. Dans le cadre d'une prestation de service faisant intervenir un commanditaire et un maitre d'oeuvre, il faut déterminer les profils impliqués dans la conduite du projet web susceptibles d'influencer positivement et de façon constructive la définition de l'envergure du dispositif.

Les techniques qualitatives d'entretien sont utilisées pour recueillir les besoins des équipes métier. Il en va de même pour le recueil des besoins utilisateurs qui peut avoir au lieu au cours d'un recueil des besoins dédié, d'études des usages ou d'un test utilisateur.

Le chef de projet conduit les réunions et définit les objectifs du projet et les besoins en information avec chaque service...

• Quels sont les besoins spécifiques de votre service pour ce projet web ?
• Quelles sont les informations clients que vous souhaitez pouvoir recueillir ?
• Quels sont les objectifs du projet pour votre service ?
• De quels contenus aurez-vous besoin pour [...] ?
• De quelles fonctions aurez-vous besoin pour [...] ?

Chaque réunion donne lieu à un compte rendu. Un recueil des besoins, en phase de cadrage, peut nécessiter jusqu'à 10 réunions et plus pour les projets importants ! Il est donc indispensable de synthétiser le contenu des entrevues.

Le chef de projet ou le designer UX profitera d'un recueil des besoins utilisateurs ou d'une étude avec les publics (clients finaux, prospects) pour poser les mêmes typologies de question face à un existant ou par rapport à une catégorie de produits ou de service.

On aura donc d'un côté, des INPUTS du métier (commanditaire) et éventuellement de l'autre côté, les FEEDBACKS des cibles (utilisateurs).

Analyse fonctionnelle

L'analyse fonctionnelle vise à étudier les informations collectées au cours du recueil des besoins. Les comptes rendus de réunion sont passés au crible.

Il s'agira ensuite de créer un tableau et de lister les besoins de chaque unité d'affaire. En face de chacun des besoins, on identifie les fonctionnalités et les contenus susceptibles de répondre au besoin. Au fur et à mesure, l'envergure éditoriale et fonctionnelle du projet se dessine.

Les besoins en information ou en fonction sont listés par ordre d'importance. Les besoins formulés par plusieurs services constituent des éléments potentiellement plus importants. Cette notion d'importance doit figurer au sein de l'analyse fonctionnelle, que les inputs proviennent des utilisateurs ou du commanditaire... Fonction centrale, fonction secondaire, contenu de première nécessité...

A l'issue de l'analyse fonctionnelle, on formalise un tableau dressant le catalogue des fonctions et des contenus à faire figurer dans le dispositif digital. La notion de besoins disparait au profit de celle d'envergure fonctionnelle et éditoriale. Les grandes grappes éditoriales se dessinent et l'inventaire fonctionnel prend forme.

Vous êtes sur la bonne voie pour passer en phase de conception ! Il faudra veiller à faire valider cette analyse fonctionnelle par le porteur du projet. La traduction de l’analyse fonctionnelle peut également se matérialiser sous forme visuelle par des cartographies spécifiques ou des schémas de type mind-map, diagramme pieuvre ou autre bêtes à cornes :)...

Diagramme pieuvre

Les diagrammes pieuvres peuvent servir à représenter visuellement l'analyse fonctionnelle. On part d'un besoin et on y affecte un ensemble de contenus et de fonctionnalités dans une logique de mind-map. C'est le même principe que celui des cocons sémantiques puisqu'on procède par association d'idées. Il s'agit de cartographie fonctionnelle.

Le diagramme fonctionnel ou diagramme pieuvre peut aussi être élaboré pour les contenus : dans ce cas, on parlera de cartographie éditoriale ou de cartographie des contenus. On peut créer un diagramme pieuvre par besoin, puis synthétiser l'ensemble sous la forme d'un schéma global figurant tous les besoins.

L'analyse fonctionnelle prend donc la forme de cartographie et de listing sous forme de tableau.

Démarche pour mener une analyse fonctionnelle

• Définition des enjeux du projet.
• Recueil des besoins côté commanditaire.
• Rencontre des porteurs de projet de chaque unité d'affaire.
• Recueil des besoins utilisateurs.
• Compte-rendu de toutes les réunions.
• Analyse des besoins identifiés.
• Cartographie et diagramme fonctionnel (diagramme pieuvre).
• Priorisation des besoins.
• Affectation des fonctions aux besoins.
• Affectation des contenus aux besoins.
• Tableau de synthèse de l'analyse fonctionnel.
• Diffusion et validation.

Travaux complémentaires à l'analyse fonctionnelle

L'analyse fonctionnelle s'appuie sur les travaux d'analyse du besoin qui sont la somme du recueil des besoins utilisateurs et du recueil des besoins métier :

• Analyse du besoin
• Expression de besoins métier
• Recueil des besoins utilisateurs

Il est toujours intéressant de créer une carte mentale du projet autour d'un mind map.

Le recueil des besoins s'appuie sur les techniques d'investigations qualitatives :

• Réunion de travail de projet web.
• Workshop et animation de réunion.

L'analyse fonctionnelle peut nourrir :

• La rédaction du cahier des charges.
• Le chiffrage budgétaire du projet.

Par extension, l'analyse fonctionnelle va orienter le travail de conception :

• Arborescence du site.
• Inventaire fonctionnel.
• Wireframing.